Sådan sikrer du effektive møder

Mange møder kan være tidsrøvere af værste skuffe – især når der er mange af dem og forberedelsen mangler. Vi har derfor i denne artikel samlet vores bedste tips til det mest effektive møde.

Men hvad er det effektive møde egentlig? Det effektive møde er et møde, hvor mødeleder og deltageren får en fornemmelse af, at udbyttet er større ved at holde mødet frem for at hver enkelt deltager individuelt arbejder videre med deres egne opgaver. Det er dog ikke tilfældet ved langt de fleste møder, hvor tiden går med alt muligt andet end at løse det problem, der egentlig var genstand for mødet i første omgang. Det kan man dog ændre på.

Der er én, der skal gå forrest

Når der skal afholdes et møde, er der altid én, der skal gå forrest og afklare, hvad formålet med mødet egentlig er. Et møde skal afholdes for at beslutte noget – og det skal gerne være en nødvendighed for at kunne komme videre med et projekt eller en opgave. Det er dig, der indkalder til mødet, der skal kende dette formål – og det skal stå klart i både mødeindkaldelsen og dagsordenen for at sikre, at alle forbereder sig på det rette.

Forberedelse er nøgleordet

Forberedelse er en nødvendighed for at kunne holde et effektivt møde. Det er nemlig ikke muligt at nå frem til en beslutning, hvis ingen har sat sig ind i, hvad mulighederne reelt indebærer. Det er derfor meget vigtigt at alle mødedeltagere forbereder sig på lige netop det, som mødet omhandler, så alle er i stand til at diskutere det hele og nå frem til en fælles beslutning.

Følg dagsordenen

Det kan være svært at holde sig til lige netop det, der skal snakkes om – især når man er mange samlet. Der kan være mange sidespor, og det kan tage en evighed at komme tilbage på rette spor, når det sker. Det er derfor meget vigtigt, at der i første omgang er en dagsorden og at denne bliver fulgt til punkt og prikke. Hvis I kommer ud på et sidespor, er det meget vigtigt, at du som mødeleder minder deltagerne om dette og får dem alle sammen tilbage på rette spor.

Tænk ud af boksen

Traditionelle møder, hvor alle sidder ned i komfortable stole med deres bærbar og en kop kaffe, varer ofte længere end andre typer møder. Du kan derfor overveje at tænke ud af boksen og holde mødet på en anden måde end I plejer. Du kan f.eks. bruge det traditionelle mødelokale eller en mødeboks og blot fjerne alle stole, så alle står op. Det vil automatisk begrænse varigheden af mødet. Du kan også vælge at flytte mødet udenfor på en gåtur. Den friske luft kan give bedre ideer og føre til bedre beslutninger i fællesskab.